注目を集めている「ハイブリッドワーク」とは

ワークライフバランスの問題や感染症対策などのさまざまな社会的課題により、各企業では時間や場所を論点とした働き方の見直しを行うことが増えてきました。ここではそんな世の中で最近注目されている「ハイブリッドワーク」を紹介します。

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとはその名からも分かる通り、複数の働き方を組み合わせて仕事をするワークスタイルのことをいいます。最近ではIT技術の発展・発達やさまざまなシステムが開発されていることもあり、「必ずオフィスに出社して働かなければならない」という以前のような縛りがなくなっています。そのため必要に応じてオフィスワークをしたり、通勤時間が削減できるテレワークをしたりと状況に応じて勤務場所を選択できるような環境が整っている企業も増えてきました。
ハイブリッドワークとは、こういった柔軟性を取り入れた働き方のことをいい、状況に合わせて就業場所を選択できるなど働き方を固定しない新たなワークスタイルとして認知され今後主流になるとも考えられています。

ハイブリッドワークのメリット

オフィスのスペース有効活用

ハイブリッドワークの考え方に基づくと、従業員は「必ずオフィスにある自分の席で働かなければいけない」ということはありません。テレワークをする従業員が増えるとオフィスで働く従業員が減ることになりますので、その分のスペースが空くことになります。オフィスのスペースに余裕が生まれると、その空き場所に休憩ラウンジや集中するための専用ブースを設置するなどオフィススペースの有効活用ができることになります。

生産性の向上が期待できる

来客がある場合やオフィス機器を使用して作業したい場合にはオフィスへ出勤し、パソコンによる作業やリモート打ち合わせ・電話打ち合わせだけが予定としてある場合には自宅や近所のカフェでテレワークを行うなど必要に応じて就業場所を選ぶことで生産性の向上が期待できます。これは行う作業に応じて集中できる環境を選択できることに加え、通勤するためにかかる移動時間も不要となることからその分の時間を睡眠やリラックスに充てたりということも可能になります。

従業員の満足度向上に繋がる

働いている従業員はいろいろと考えながら仕事をしますので、「この作業に意味があるのか」「これは無駄ではないか」というような不満を持つこともあります。従業員がそれぞれ自分たちで考えながら働き場所を選べるようになることで、従業員の満足度の向上につながります。

優秀な人材が集まりやすい

優秀な人材、その実力を発揮できる環境を探して就職活動を行いますし、能力があると分かるような人である場合には就職に際して「職場を選べる」という立場にもなるでしょう。そのためより効率的に自分の実力を発揮できる職場、プライベートの時間もうまく確保できるような環境が整っている職場を選ぶ可能性が高くなると考えられます。優秀な人材が多く集まるということは、長期的に見ると企業の成長に貢献することはまず間違いないでしょう。

ハイブリッドワークのデメリット

環境整備にコストがかかる

ハイブリッドワークを実現するためには、社内における環境はともかく社外における仕事のための環境を整える必要があります。これはリモートで仕事をするための物理的なツールはもちろん、社外からネットワークにアクセスするための環境も含まれることになります。こういった環境の整備やシステムの導入には当然ながら金銭的なコストがかかりますし、従業員がその環境に慣れるまでの時間的なコストも必要になるでしょう。

緊急時の対応ができない可能性がある

オフィスに従業員が常駐している場合、イレギュラーやトラブルがある場合にもすぐに指示を出して対応することができるでしょう。しかしながらハイブリッドワークで場所や時間を縛らない形にしていると、必要な時に対応できる従業員がいないという事態に陥る可能性があります。特に顧客対応が求められる事業であればその対応が致命的なエラーに繋がる可能性もありますので、対応が遅れる可能性があるのはデメリットであるといえるでしょう。

情報漏えいの恐れがある

従業員がオフィスのみで働いている場合、取り扱う情報や資料なども基本的には社内でのみ取り扱われます。しかしながらハイブリッドワークを認めてしまうと、自宅やカフェなどといった社外での業務を行うこととなりますので、情報や資料の持出しによる漏えいリスクは間違いなく上がります。資料を紛失してしまう可能性や作業しているパソコンの画面を見られてしまうなどのさまざまな可能性が考えられますので、対策が必要になるでしょう。

人事評価がしづらくなる

ハイブリッドワークにより社外での業務が増えると、従業員を評価する基準が難しくなります。もちろん結果として認識できるものがあればできている・できていないの評価はできますが、プロセス面を評価することが難しくなるでしょう。また、オフィスに出社した人の方が適正な評価を受けているということになってしまうとハイブリッドワークの意味がなくなってしまいます。そのため適正に従業員を評価できる仕組み作りも必要になるでしょう。

ハイブリッドワークの課題

労務管理が難しい

毎日オフィスワークをすることのメリットの一つに労務管理のしやすさがあります。毎日会社に来て仕事をすることで、しっかりと仕事をしているという事実の確認ができるためです。もし従業員が仕事をさぼっているならその場ですぐに注意することもできますし、必要に応じて残業をお願いしたりすることもできます。しかしながら管理者のそばで仕事をしない時間が増えると、「本当に仕事をしているのか」「サービス残業になってしまっていないか」などの労務上の管理がしづらくなってしまうでしょう。

コミュニケーションの取り方が難しい

オフィスに従業員が集まるのが毎日の流れとなっている場合、朝礼や終礼、ちょっとした声掛けなど色々なコミュニケーションの取り方が考えられるでしょう。しかしながらハイブリッドワークを取り入れている場合、予定を合わせて集合しなければ皆でコミュニケーションを取る機会はありません。「毎週のオフィス出勤日を設定する」「リモートでの面談や会議をルーティンにする」などのルール決めをそれぞれで設定するほうがよいでしょう。

帰属意識・組織としての団結が薄れる可能性がある

ハイブリッドワークを推進すると、「出社する従業員」と「出社しない従業員」が二分化されることになるでしょう。職種や役職などによっても出社の必要性が変わりますから、「ずっと自宅作業でも問題ない従業員」もいれば「ずっと出勤しなければならない従業員」も出て来るでしょう。そうなると、ずっと自宅作業をしている従業員は組織で働いているという意識が薄れていくでしょうし、ずっと出勤しなければならない従業員はその環境を不満に思うかもしれません。オフィスは仕事をするだけの場ではなく従業員同士のコミュニケーションを取るための空間でもありますから、定期的に出社日を決めたりオフィス環境を整えるなど、オフィスでも勤務したいと思えるような工夫を施すことも重要になるでしょう。

成功させるためのポイント

仕組みづくりをしっかりとする

ハイブリッドワークを導入するにあたっては、従業員がどこで勤務しているかを常に把握できる仕組みを導入するとよいでしょう。就業場所を把握することができれば従業員同士での連絡や連携が取りやすくなります。どこで何をしているか分からなければコミュニケーションも取りづらくなりますが、状況を把握できていればコミュニケーションを取るタイミングも考えることができるようになるため業務効率としても向上するでしょう。クラウド型のシステムを導入して勤務場所をリアルタイムで把握するなどができると円滑なコミュニケーション環境を構築することができます。

コミュニケーションはリモートを中心にする

オフィスに勤務する場合には直接対面することが基本になりますので、コミュニケーションとしては取りやすくなります。一方で在宅勤務をする従業員との間ではコミュニケーションが取りづらくなってしまうでしょうから、ここに差ができてしまうと業務に支障が出かねません。そのため打ち合わせや情報の共有・問い合わせなど、業務上必要なコミュニケーションについてはメールやチャット、ビデオ通話などのリモートツールを前提とするルール作りを行うとよいでしょう。出社する従業員とテレワークをする従業員の間でコミュニケーションに差がでないよう、しっかりと仕組みづくりをしておくとハイブリッドワークの効果が最大限発揮できるかもしれません。

評価に違いがでないようにする

先にも触れた通り、ハイブリッドワークにおいて人事評価は重要課題の一つです。出社する従業員とリモートで勤務する従業員の評価にその勤務形態から生じる差が出る場合、不公平感が出て従業員の不満が蓄積される可能性があります。そのため明確な評価項目の設定や従業員個人としての目標設定をさせる、成果やプロセスを把握できる報告書式を作成させるなど分かりやすく公平感のある人事評価制度の設定を行うとよいでしょう。

適した環境を整えるポイント

他社の事例を参考にする

ハイブリッドワークをどの程度採り入れられるかは業種や企業規模によって異なります。そのため、他社における導入事例を参考に検討を進めるのもよいでしょう。自社と類似の業種や近しい規模の企業が、どういった環境をどのように取り入れているのかを勉強することはおすすめです。導入した成果や見えてくる課題なども紹介されているケースがありますので、参考にしてみてはいかがでしょうか。

必要なツールを導入する

ハイブリッドワークの導入を検討するにあたって、まずは自社でどのような課題がハードルとなるかの検討を行うとよいでしょう。そのハードルを挙げることにより何を解決しなければならないのかが見えて来るはずなので、その課題に対する手当となるツールの導入を検討しましょう。同じような課題を抱えている企業は世の中に多くあるでしょうから、インターネット検索によってソリューションを検討するのも一つです。

オフィス環境も見直す

ハイブリッドワークを導入するにあたっては「社外での就労環境」に目がいきがちです。しかしハイブリッドワークの導入は社内外共にメリットが生まれることで効果が最大化されるものですから、社内の環境にも目を向ける必要があります。オフィススペースの有効活用はもちろん、レイアウトのフリーアドレス化などハイブリッドワークを導入したからこそ実現できるオフィス環境の変革も視野に入れてみてはいかがでしょうか。

ルール作りはしっかりと

人事評価の件については先に触れましたが、出社や在宅の選択については明確なルール決めが必要になります。一部の人だけが合理的でない理由によって選択権を与えられ、他の人は選択できないような事態があるとすぐに従業員の不満が溜まってしまいます。そのため、どういった場合にハイブリッドワークを選択できるのか、選択した場合には何を守らなければいけないのかなどといったルールをしっかりと設定し、周知しておく必要があるでしょう。

適切なリモートアクセスツールを選ぶことが重要

オフィスワークが中心となっている企業であれば、その職場であるオフィスの環境はある程度整えているでしょう。しかし今後こういったハイブリッドワークを取り入れる場合においてはその業務環境を支えるためのツール選びが重要になります。
リモートアクセスツールの導入はハイブリッドワークの実現には必要不可欠であり、どのツールを選ぶかが業務効率を大きく左右することになりますので、このサイトで紹介しているさまざまなツールをぜひチェックしてみてください。