テレワーク導入前の準備

テレワークを導入するにあたっては、必要な手順を踏む必要があります。このページでは、テレワークを導入する際に何をすべきかについてご紹介します。

対象業務、対象者の決定

まず行うのが業務内容の分析と、テレワーク可能な業務の棚卸しです。業務にかかる時間や使用書類、使用システム、個人情報の取り扱いはあるかなど分析ポイントに沿ってチェックし、テレワーク可能な業務とそうでない業務に仕分けます。

次に行うのが対象者の選定です。対象者を明確にするために、まず育児や介護などを担うスタッフを対象とする企業が多くなっています。そこから少しずつ対象者の幅を広げていくと、具体的で分かりやすいでしょう。対象者の選定は、企業の特性に合わせて行うことも必要であると考えられます。

労務管理制度の見直し

テレワークを含め働きやすい環境づくりのためには、労務管理制度を見直すことも必要です。いきなり体制を変えるのではなく、まずは一部の部署やトライアル期間を設けるなどして、最終的なルールを決定していくと大きなトラブルが起こりにくいでしょう。

リモートアクセスツールの中には、端末接続時間を設定することでスタッフの労働時間を管理する機能が搭載されているものがあります。その機能を労務管理に活用したり、労務管理のクラウドシステムを導入したりするのもおすすめです。

リモートアクセスツールの導入

安全なセキュリティ環境でテレワークを行うには、セキュリティ対策や管理機能のあるリモートアクセスツールの導入がおすすめです。多要素認証や通信の暗号化、遠隔ロック機能などでセキュリティを強固にすることで、不正アクセスや情報漏えいを防ぎます。

また、リアルタイムモニタリングやチャット機能、web会議機能があるツールを導入することで、セキュアかつコミュニケーションが取りやすく、テレワークにおける生産性の向上も可能です。

リモートアクセスツールはさまざまな接続方式があります。テレワークでオフィスと同じ業務を行うには、「リモートデスクトップ方式」「VPN方式」「仮想デスクトップ（VDI）方式」を選びましょう。

本サイトでは、接続方式のそれぞれ特徴に加え、テレワーク導入のニーズ別におすすめのリモートアクセスツールを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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リモートデスクトップとは？
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教育・研修の実施

効率よくテレワークを進めるためには、導入時の教育や研修も欠かせません。テレワークを導入する目的やセキュリティ対策について共有することは社員の意識変化にも繋がります。テレワーク導入を機会に、すべての社員がテレワークの目的を理解しておきましょう。

テレワーク前にセキュリティや働き方に関する研修を実施することで、業務の効率性や生産性の向上につながります。必要に応じて社内のマニュアルを作成しておくのも良いでしょう。

テレワーク導入前の準備まとめ

トラブルなくテレワーク導入をするためには、労務管理制度を見直しやリモートアクセスツールの導入、セキュリティや生産性を守るための社内のルール化や研究などを行いましょう。

さまざまな準備はありますが、テレワークを導入することで多様な働き方を実現し、就職者への魅力のアピールやペーパーレス化、長期的な目線でコスト削減にも繋がります。IT化だけでなく、人と人のコミュニケーションを両立するICT化を行う企業として、テレワーク導入に向けて準備を進めましょう。

参考元：総務省テレワークセキュリティガイドライン第5版 PDF（https://www.soumu.go.jp/main_content/000752925.pdf）

テレワークの他の課題もチェック

本記事で紹介したテレワークの準備の他にも、テレワーク導入前に知っておきたいセキュリティや生産性低下の対策などを紹介しています。

企業の課題を解決し、安全で快適なテレワーク環境を実現しましょう。